Les événements entraînent des impacts sur l’environnement. A vous de les limiter en adoptant des réflexes simples et faciles à mettre en œuvre.

Un lieu facile d’accès.

Un lieu bien desservi par les transports en commun vous permettra de réduire l’empreinte carbone de votre événement. En effet, selon l’événement, des participants, des conférenciers, des exposants, des visiteurs, des bénévoles vont devoir se déplacer. Il vous faut donc choisir un hub. A savoir un lieu desservi par un aéroport qui prévoit des vols nationaux et internationaux et évitera à vos participants de prendre plusieurs vols pour arriver à destination.
Une fois arrivés à l’aéroport ou à la gare, prévoir pour vos participants des navettes les conduisant à leur hôtel ; cela évitera que chacun prenne un taxi.
Sélectionnez des hébergements accessibles à pied, à vélo ou situé sur une ligne de bus, tram ou métro depuis le lieu de votre événement.

La dématérialisation ou digitalisation de votre communication.

Fini le papier, vive le digital ! La plupart des documents que vous imprimez peut facilement être communiquée de manière alternative, et à commencer par vos invitations. De nombreuses interfaces existent pour l’envoi groupé avec des designs variés et personnalisables et qui en plus proposent des statistiques sur le taux d’ouverture de votre invitation. L’invitation contiendra un lien de redirection vers votre site. Ensuite votre programme. Selon le type d’événement, le nombre de pages d’un programme peut facilement atteindre 70 pages ; multiplier par le nombre de participants, vous comprenez bien qu’il est temps d’agir.
Quelle solution ?
L’App !
L’App dédiée à votre événement. Les participants sont maintenant connectés à leur smartphone en permanence. Toutes les rubriques incluses dans votre programme papier peuvent être intégrées dans l’App. Toutefois attention à adapter le ton, les phrases à ce support. Le style sur l’App doit être succinct, factuel ; évitez les grandes phrases.
Le + de l’App : l’interactivité : situer une salle, un exposant, répondre à un questionnaire…

La fin du panneau d’informations.

Plus besoin d’imprimer des annulations de sessions, de changements de salle ou de rappel de point de rencontre.
Envoyez des notifications via l’App ou les réseaux sociaux comme Twitter ou Facebook. Vous toucherez un plus grand nombre de participants et vous leur ferez gagner du temps.

Vous pouvez agir sur bien d’autres postes : les repas (privilégiez les producteurs locaux), enlevez toutes les bouteilles d’eau et mettez des fontaines à eau à disposition, numérisez votre signalétique (plutôt que d’imprimez de grands panneaux ou des kakemonos que vous ne pourrez jamais réutiliser) …

Comment déterminer le bon moment et le bon endroit pour que son événement soit un succès autant sur le plan de la participation, autant sur le plan financier?

Le but de tout est événement est d’attirer un maximum de personnes. Aujourd’hui, les sollicitations sont permanentes. Certaines de ces sollicitions peuvent être anticiper et doivent vous permettre de réduire le nombre d’invités potentiellement indisponibles le jour de votre événement.
Voici quelques pistes.

En premier lieu, éviter d’organiser un événement pendant les vacances scolaires ou lors des fêtes nationales.
Par exemple, pour un événement franco-français, ne planifiez pas un événement en juillet ou en août, pour un événement international, évitez la semaine du 4 juillet, de Thanksgiving ou pendant le nouvel an chinois.

En second lieu, devenez un(e) féru(e) de météorologie. Une fois la période choisie, consultez la météo des années précédentes des lieux que vous avez pré-sélectionnés. Vous n’irez pas dans une ville dont l’aéroport est souvent bloqué par la neige à la même période ou inversement où la chaleur est si écrasante qu’aucune activité ne peut avoir lieu à l’extérieur.

Enfin, soyez un(e) pro du taux d’occupation. Plus un endroit est prisé à une période donnée, plus les tarifs seront élevés et affecteront votre budget.